Mit Wirkung vom 25. Mai 2018 tritt die europäische Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Diese verpflichtet jeden Unternehmer, Freiberufler, Gewerbetreibenden den Nachweis zu erbringen, dass er die Datenschutzgrundverordnung einhält.

Die rechtzeitige Umsetzung der neuen Anforderungen ist deshalb besonders wichtig, da Fehler beim Datenschutz erhebliche Auswirkungen haben können. So drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 10 bis 20 Millionen Euro. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie nicht nachweisen können, dass ihre IT dem Stand der Technik entspricht.

Was haben Sie im Einzelnen bis zum 25 Mai 2018 zwingend umzusetzen?

• Für Marketingzwecke benötigen Sie rechtskonforme Einwilligungen ihrer potenziellen Kunden
• Ihre IT-Systeme sind also dahingehend zu prüfen, ob die Herausgabe einer Kopie der personenbezogenen Daten möglich ist, ohne die Rechte anderer zu verletzen.
• Wie gehen Sie im Unternehmen mit Datenschutzverletzungen um und wie dokumentieren Sie das?
• Sie haben Transparenzpflichten zu erfüllen, das heißt eine nachweisbare Dokumentation aufbauen.

Ein Datenschutzmanagement aufbauen

• Sie als Unternehmer haben Strategien für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter zu treffen.
• Sie haben regelmäßige Überprüfungen zur Gewährleistung der Sicherheit Ihrer Datenverarbeitung einzurichten (Audits), einschließlich der Dokumentation dieser Audits.
• Sie setzen andere Dienstleister ein, die zum Teil Ihre Datenverarbeitung übernehmen, dann sind entsprechende Verträge zu schließen.

Bis zum Inkrafttreten der Verordnung im Mai 2018 nur noch wenig Zeit. Neben dem Aufbau des Datenschutzmanagements mit einem entsprechenden Handbuch sind zahlreiche Richtlinien und Arbeitsanweisungen zu überprüfen und zu aktualisieren.

Michael Letter unterstützt Sie als externer Datenschutzbeauftragter bei dieser Aufgabe.